Un article de Business Week publié en juin 1975 a introduit le concept de bureau numérisé. Cependant, les bureaux utilisent toujours du papier et, dans de nombreux cas, de grandes quantités de produits en papier.
Avec la croissance des entreprises à domicile et des bureaux à domicile, on utilise de plus en plus de papier chaque jour. Une gestion responsable de la papeterie de bureau implique non seulement de savoir quoi acheter et où le stocker, mais aussi de savoir comment réduire son utilisation, comment réutiliser et comment recycler la vieille papeterie.
B-Boxs propose des rangements et organisateurs en tout genre qui vous aideront à gagner un temps considérable au quotidien !
Étape 1
Faites l’inventaire de la papeterie existante en énumérant chaque type (chemises, blocs de papier, papier à lettres, etc.) et la quantité de chacun. Regardez dans l’espace de rangement désigné, s’il y en a un, et demandez aux gens ce qu’ils ont sur leur bureau.
Étape 2
Demandez à tous les participants quels types d’articles de papeterie ils utilisent actuellement et combien ils estiment en utiliser au cours des trois prochains mois. Créez une liste principale. Renseignez-vous également sur les articles de papeterie qu’ils aimeraient et qui ne sont pas disponibles.
Étape 3
Comparez la liste de ce dont les gens auront besoin dans les trois prochains mois avec la liste des articles de papeterie disponibles au bureau.
Étape 4
Envisagez de réutiliser les articles de papeterie qui n’ont été utilisés que partiellement. Découpez des papiers sur lesquels vous avez écrit ou qui sont de simples photocopies et pliez-les ou attachez-les pour en faire des blocs-notes.
Distribuez de vieilles cartes de visite pour que les employés puissent prendre des notes ou faire des listes. Utilisez de vieilles enveloppes pour stocker des reçus ou comme dossiers. Encouragez les gens à développer leurs propres stratégies de réutilisation du papier.
Étape 5
Choisir où acheter des articles en comparant les prix. Vérifiez si les fournisseurs offrent des remises pour les achats en gros et s’ils proposent une carte d’acheteur fréquent pour des économies supplémentaires.
Faites le tour du marché pour choisir un imprimeur de papier à lettres. Les prix d’un imprimeur local peuvent être comparés à ceux d’une grande chaîne de papeterie.
Étape 6
Créez un espace de rangement pour la papeterie. Vous pouvez utiliser une armoire ou simplement un tiroir d’un classeur. Définissez une méthode par laquelle les travailleurs auront accès aux articles.
Si la livraison des articles de papeterie doit être contrôlée, désignez une personne clé et mettez en place un système dans lequel les employés doivent signer pour tous les articles qu’ils prennent. Rangez les articles à l’endroit prévu, en regroupant les produits similaires.
Étape 7
Établissez un calendrier régulier de vérification des stocks et réorganisez les articles. Inscrivez-vous aux bulletins d’information de vos fournisseurs pour vous tenir au courant des dégagements ou des promotions.